Le Dossier Usager Informatisé (DUI) constitue le socle réglementaire de la traçabilité des soins en EHPAD. NETSoins, déployé dans de nombreuses structures médico-sociales, remplit cette fonction de centralisation des données administratives, médicales et paramédicales.
Auditer ses pratiques autour de cet outil ne relève pas d’une démarche facultative : la feuille de route du Ségur du numérique en santé et les recommandations de l’ANAP imposent une traçabilité en temps quasi réel des actes de soins et de la vie quotidienne. Pour une direction ou un cadre de santé, la difficulté n’est pas de savoir qu’un audit est nécessaire. Elle est de savoir quoi vérifier, dans quel ordre, et avec quels critères objectifs.
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Audit croisé DUI et qualité de vie au travail : ce que la direction doit mesurer ensemble
Depuis 2023, plusieurs retours d’expérience relayés par l’ANAP et la FEHAP montrent l’intérêt d’audits croisés. Le principe : évaluer simultanément le bon usage du DUI et son impact sur la charge mentale des équipes. Un logiciel parfaitement paramétré mais qui génère des doublons de saisie ou des interruptions de tâches répétées dégrade la qualité de vie au travail sans que la direction le perçoive dans les indicateurs classiques.
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Ces retours terrain documentent une baisse des événements indésirables liés aux erreurs de transmission lorsque la direction suit des indicateurs mixtes (qualité des données et QVT) dans ses audits internes. Concrètement, un audit purement technique du DUI passe à côté de la moitié du problème.
La check-list de cette section croise donc deux axes. Le premier porte sur la complétude et la fiabilité des données dans NETSoins. Le second mesure le temps réel passé par les soignants sur l’outil et les frictions qu’ils rencontrent.
- Vérifier le taux de saisie en temps réel par rapport aux saisies différées (un décalage de plusieurs heures signale un problème d’ergonomie ou d’accès aux postes)
- Identifier les doublons de saisie entre NETSoins et d’éventuels supports papier encore en circulation dans les unités
- Recueillir le ressenti des équipes sur les interruptions de tâches causées par le logiciel (temps de chargement, déconnexions, navigation entre modules)
- Comparer le nombre d’événements indésirables déclarés avant et après la dernière mise à jour de l’outil
Cybersécurité et authentification forte dans NETSoins : points de contrôle pour les cadres
Le Référentiel d’Interopérabilité et de Sécurité (RIS) et les exigences de l’ANS poussent les établissements médico-sociaux vers une authentification forte et une gestion rigoureuse des habilitations. En EHPAD, la réalité du terrain complique l’application : postes partagés, sessions laissées ouvertes pendant les transmissions, mots de passe notés sur des post-it.
NETSoins, hébergé selon les normes HDS et conforme au RGPD, fournit un cadre technique. L’audit de la direction doit vérifier que ce cadre est respecté dans la pratique quotidienne.
Trois points de contrôle prioritaires se dégagent. Le premier concerne la gestion des comptes : chaque professionnel dispose-t-il d’un identifiant personnel, ou certains utilisent-ils un compte générique d’unité ? Un compte partagé rend la traçabilité des actes inopérante et expose l’établissement en cas de contrôle ARS.
Le deuxième porte sur les droits d’accès. NETSoins permet de paramétrer des profils distincts (soignant, cadre, médecin coordonnateur, direction). Un audit doit vérifier que les droits correspondent aux fonctions réellement exercées et qu’aucun compte inactif (départ, mutation) ne reste ouvert.
Le troisième concerne la politique de mot de passe. L’ANS recommande un renouvellement régulier et une complexité minimale. En pratique, vérifier dans les paramètres de NETSoins si ces règles sont activées prend quelques minutes, mais beaucoup d’établissements ne l’ont jamais fait.
Traçabilité des soins dans NETSoins : grille d’audit par module
NETSoins structure la traçabilité autour de plusieurs modules : dossier médical informatisé, suivi des prescriptions, plan de soins, transmissions ciblées. Auditer chaque module séparément permet d’identifier les maillons faibles sans se perdre dans une évaluation globale trop vague.
Pour le dossier médical informatisé, la direction vérifie que les antécédents, allergies et directives anticipées sont renseignés pour chaque résident. Un champ vide dans le DUI ne signifie pas l’absence de pathologie : il signale un défaut de saisie, potentiellement dangereux.
Pour le module de transmissions ciblées, l’audit porte sur la régularité et la précision des entrées. Des transmissions rédigées en bloc en fin de poste, sans horodatage cohérent, indiquent que l’équipe ne saisit pas en temps réel. Ce décalage est exactement ce que l’ANAP identifie comme facteur de risque dans les événements indésirables liés aux erreurs de transmission.
Pour le module de télémédecine intégré, le point de contrôle est plus simple : le module est-il activé et utilisé, ou reste-t-il configuré sans avoir jamais servi ? La conformité Ségur du numérique suppose un usage effectif, pas une simple disponibilité technique.
Fréquence et pilotage de l’audit NETSoins : structurer un calendrier réaliste
Un audit annuel ne suffit pas pour un outil utilisé quotidiennement par l’ensemble des équipes. La logique recommandée par les retours ANAP distingue trois niveaux de fréquence.
- Un contrôle mensuel rapide sur les indicateurs d’usage (taux de saisie en temps réel, nombre de comptes actifs versus effectifs, alertes de sécurité)
- Un audit trimestriel approfondi sur un module spécifique de NETSoins, en rotation (transmissions au T1, prescriptions au T2, dossier administratif au T3, cybersécurité au T4)
- Un audit annuel croisé DUI/QVT, intégrant le ressenti des équipes et les données d’événements indésirables
Ce calendrier suppose que la direction désigne un référent NETSoins formé à l’outil et aux enjeux qualité. Sans cette personne-ressource, les audits restent théoriques. Le référent n’est pas nécessairement un informaticien : un cadre de santé ou un IDEC ayant suivi la formation éditeur remplit ce rôle.
Le pilotage repose sur un tableau de bord partagé avec la direction. Les écarts constatés lors d’un audit doivent donner lieu à un plan d’actions correctives avec échéance, pas à un simple constat archivé. La traçabilité des actions correctives elles-mêmes fait partie de la démarche qualité attendue par les ARS lors des évaluations externes.
L’audit de NETSoins n’a de valeur que s’il débouche sur des modifications concrètes : fermeture d’un compte inactif, activation d’une règle de mot de passe, suppression d’un support papier redondant. Chaque item coché dans la check-list appelle une action ou une validation. Un audit sans suite est un document de plus dans un serveur partagé.
